Så skapas engagemang på jobbet: ”Viktigt att chefer lever som de lär”
Publicerad 8 oktober 2023 i Dagens Nyheter.
Att cheferna är öppna kring varför de tar vissa beslut skapar en tryggare arbetsmiljö hos de anställda.
Fira framgångar, känna tillit till ledarskapet och informeras om varför beslut fattas är tre faktorer som ökar medarbetarnas engagemang på arbetsplatsen, enligt en ny undersökning.
– När chefer inte lever som de lär är det svårt för anställda att känna förtroende, säger Jeanette Bergvall, vd för Great Place to Work Sverige.
Grunden för en bra arbetsplats är ömsesidigt förtroende mellan medarbetare och chefer, berättar Jeanette Bergvall. Great Place to Work undersöker varje år arbetsplatskulturen i 106 länder, däribland Sverige.
När tillit mellan ledning och anställda är på plats ökar chanserna för att medarbetare tar självständiga beslut, löser problem som uppstår eller gör ”det där lilla extra” för att en kund ska bli nöjd.
Arbetsplatsstudien baseras på ett formulär där medarbetare utvärderar sin arbetsgivare utifrån 61 olika frågor. Faktorer som mäts är bland annat ledarskap, jämställdhet, rättvisa, tillit, respekt och gemenskap.
Resultatet av undersökningen visade vissa gemensamma nämnare för de arbetsplatser som utmärkte sig. En viktig del var bland annat transparens hos ledarskapet. Om ledningen brister i kommunikationen kan det leda till oro hos medarbetarna.
– Då börjar de anställda fråga sig, vad är det för någonting jag inte får reda på och kommer det att drabba mig?
Är cheferna däremot öppna med vilka beslut som tas skapas en trygghet bland personalen. Även om de anställda inte håller med om allt, förstår de varför det händer.
Ytterligare ett tips är att fira prestationer och framgångar.
Att fira gör man på de flesta arbetsplatser men de företag som stack ut i undersökningen jobbade extra mycket med just detta, berättar Jeanette Bergvall.
– Det behöver inte vara dyra konferensresor eller tårta varje fredag, det kan räcka med firandet av det lilla, som att uppmärksamma en kollega som gjort någonting bra till exempel.
Även små organisationer med mindre ekonomiska resurser kan lyckas med detta. Enligt Jeanette Bergvall handlare det mer om inställning än hur mycket pengar man lägger.
– Man kan fira genom att köpa in godis eller ha fredagsdisco. Det finns många sätt att göra något som får människor att känna att det de gör är viktigt.
Få de anställda att känna sig sedda
Det tredje tipset handlar om att få de anställda att känna sig sedda genom regelbundna och individuella samtal. På dessa kan man diskutera vilka förväntningar som finns medarbetare och chefer emellan, lösa eventuella konflikter och försäkra sig om att arbetsbelastningen är rimlig.
Samtalen kan även vara bra för att fånga upp hur den anställda mår.
– Jobb och privatliv går så mycket hand i hand, ibland måste jobbet anpassas om någon har en sjuk förälder till exempel. Livet händer ju hela tiden.
Jeanette Bergvall tror att det vanligaste misstaget när det kommer till arbetsmiljö är brister i ledarskapet, bland annat genom att chefer inte lever som de lär.
– Man kan inte förvänta sig att medarbetare kommer i tid till möten om man själv allt som oftast kommer sent.
Brist i kommunikationen är ett annat exempel som ofta sticker ut bland de företag som det går sämre för i medarbetarundersökningar. Ett företag som inte bjuder in och delar med sig av information skapar lättare en ”vi- och dom känsla” som i sin tur leder till otrygghet bland de anställda.
Jeanette Bergvall tror att många misstag uppstår på grund av att det kan vara en tuff uppgift att vara ledare.
– I grund och botten är vi alla människor med starka och svaga sidor. De flesta gör så gott de kan, men även ledare behöver stöd i sitt arbete.
För att förbättra arbetsmiljön är Jeanette Bergvalls tips att inte försöka lösa alla problem på samma gång.
– Att arbeta med alla svagheter samtidigt blir sällan bra. Vårt råd är i stället att välja ut ett förbättringsområde i taget och arbeta fokuserat på det i ett år.
Fakta.5 tips till chefer: Så ökar du medarbetarnas engagemang
Tips 1: Vad har cheferna pratat om? Dela innehållet direkt
När ledningsgruppen har möte på en av Sveriges bästa arbetsplatser, lägger de ut information om vad de diskuterat och beslutat senast tio minuter per avslutat möte. Alla medarbetare kan direkt ta del av mötets innehåll online, ge feedback och ställa frågor – något som ökat engagemanget och delaktigheten.
Lärdom: Transparens och snabbhet inger förtroende och gör medarbetarna mer dedikerade.
Tips 2: Fira som metod
Utmärkande för de bästa arbetsplatserna är att ledningen hittar sätt att lyfta individuella insatser och organisationens framgångar tydligt och regelbundet – och skapar på så sätt nya högtider att fira. Man firar på ett sätt som är kopplat till organisationens värderingar och mål. Att fira tillsammans blir mer än bara ”en grej” och är något som utmärker arbetsplatsen.
Lärdom: Firande bidrar till att skapa motivation och stolthet. Medarbetarna känner sig stolta över den egna insatsen, kollegorna och hela organisationen.
Tips 3: Individuella samtal varje månad
Sveriges bästa arbetsplatser har nästan 50 procent lägre sjukfrånvaro än genomsnittet i landet. En av de viktigaste rutinerna för att fånga upp missnöje och förebygga ohälsa är regelbundna individuella samtal mellan medarbetare och närmsta chef. Se till att alla har en återkommande tid för samtal minst en gång i månaden. Stäm av personens arbetslastning, vad som funkar bra och mindre bra samt följ upp personliga mål.
Lärdom: Med individuella samtal kan organisationen ge medarbetarna det stöd de behöver, minska risken för sjukskrivning och öka arbetsglädjen.
Tips 4: Skapa manual inför konflikter och andra problem
På Sveriges bästa arbetsplatser finns tydliga och väl utarbetade strukturer och processer för att hjälpa medarbetare som hamnat i konflikt med sin chef eller kollega – eller hamnat i kläm på något annat sätt. När ett problem uppstår vet alla kort sagt vad som gäller. Som chef har du en tydlig plan att följa.
Lärdom: Problem i organisationen löser sig inte automatiskt av sig själva – cheferna behöver tydliga instruktioner för hur de ska agera steg-för-steg.
Tips 5: Lös ett dilemma varje månad
Alla chefer på en av de bästa arbetsplatserna träffas över en lunch en gång i månaden för att bestämma månadens dilemma. Det kan vara en fråga som skapar osäkerhet eller oenighet i organisationen. De formulerar en fiktiv situation som gör dilemmat tydligt – och skickar den till alla medarbetare som får svara hur de tycker situationen bör lösas. Med svaren som bas har alla chefer en diskussion med sitt team. Vid nästa chefsmöte enas ledningen om ett gemensamt förhållningssätt för att lösa dilemmat – detta kommuniceras till alla. Arbetet med dilemman har stärkt chefsgruppen och lett till en samsyn som skapar trygghet i organisationen. Det har också resulterat i ökad öppenhet kring att diskutera känsliga frågor – samtidigt som medarbetarna känner att de får vara med att påverka på ett tydligt sätt.
Lärdom: När ledningen arbetar metodiskt med arbetskulturen, och involverar alla anställda, skapar det trygghet och mer engagerade medarbetare.
Fakta.Om undersökningen
● Varje år undersöker Great Place to Work arbetsplatskulturen för 19,8 miljoner medarbetare i 106 länder, däribland Sverige.
● Arbetsplatsstudien baseras på ett formulär där medarbetarna utvärderat sin arbetsgivare utifrån 61 olika frågor.
● Faktorer som mäts är bland annat ledarskap, jämställdhet, rättvisa, tillit, respekt och gemenskap.
● Bakom studierna ligger forskning om vad som utmärker en bra arbetsplats där medarbetarna är stolta och engagerade, känner arbetsglädje och tillit till ledningen.
● De allra bästa organisationerna rankas varje år på nationella listor – en rankning som bygger på medarbetarnas upplevelser.
